Im vergangenen Jahr haben wir uns räumlich und personell stark verändert. Einhergehend mit dem betrieblichen Wachstum werden auch an die (inner-)betriebliche Kommunikation neue Anforderungen gestellt. Im folgenden Blogbeitrag schildern wir unsere ersten Erfahrungen mit Voice over IP von sipgate.

Im vergangenen Jahr haben wir uns personell und räumlich verstärkt. Und auch in diesem Jahr stehen wieder einige Veränderungen an: Home Office, eines neues Büro (soviel sei hier schon verraten) und mehr Kollegen. Und alle wollen und müssen untereinander und mit Kunden und Lieferanten telefonieren.

So ist es
Bisher telefonieren wir über einen herkömmlichen ISDN-Anlagenanschluss des rosa Riesen aus Bonn. Die Telekom stellt uns eine Reihe von Rufnummern (MSN) und zwei Leitungen zur Verfügung. Daneben nutzen wir noch eine weitere analoge Leitung für unseren Faxserver. Dahinter hängt eine Agfeo-Telefonanlage mit ST40-Systemtelefonen.

Die Anlage ist noch relativ neu, ca. 2 Jahre, und versorgt alle Mitarbeiter und unseren Konferenzraum mit einem Telefonanschluss. Eingehende Anrufe werden über unsere zentrale Telefonnummer 16823331 angenommen und weitergeleitet, einzelne Arbeitsgruppen sind über gesonderte Rufnummern auch direkt erreichbar.

Die Probleme

  • Die Leitungen: Mehr Kollegen heisst auch: Mehr gleichzeitige Telefonate. Mit nur zwei ISDN-Leitungen haben wir diese Grenzen – trotz Skype – schon längst überschritten.
  • Die Hardwarekosten: Die Telefonanlage hat samt Grundausstattung und Installation knapp 2.000 € verschlungen. Pro weiterem Systemtelefon werden nochmals rund 160 € Hardwarekosten fällig – auf Dauer eine enorme Summe.
  • Der Aufwand: Die Installation neuer Telefone ist eigentlich recht einfach. Wenn man die eigenwillige Logik der Anlagensoftware mal verstanden hat. Zur Verlegung neuer Kabel und Verteiler muss dann aber doch immer mal wieder ein Techniker kommen.
  • Die Skalierbarkeit: Zwar war die TK-Anlage von Beginn auf die Erweiterbarkeit ausgelegt (max. 22 Teilnehmer), jedoch werden ab einer bestimmten Anzahl ISDN-Leitungen und/oder Telefonen Erweiterungsmodule notwendig – die natürlich auch gekauft, installiert und konfiguriert werden müssen. Irgendwann hat aber auch die Anlage ihre Grenzen erreicht und muss komplett ausgetauscht werden.
  • Die Standorte: Solange sich die gesamte Telekommunikation in einem Büro abspielt, funktioniert das Konzept mit der TK-Anlage einwandfrei. Problematisch wird es mit Erreichbarkeit, internen Gesprächen und dem Durchstellen von Gesprächen, wenn jmd. z. B. im Homeoffice arbeitet. Weitere Anschlüsse und weitere Telefone und Anlagen müssen dann angeschafft werden.

Sipgate HomescreenZur richtigen Zeit in der richtigen Zeitung.
Im t3n-Magazin bin ich im Herbst 2010 über die Anzeige für sipgate team gestossen. Sipgate, einer der größten und etabliertesten VoIP-Anbieter (nicht nur) auf dem deutschen Telekommunikationsmarkt, verspricht die Telefonanlage im Web, also quasi die Cloud-basierte Alternative zur herkömmlichen Telefonanlage und zum lokalen Asterisk-Server. Leichte und intuitive Bedienbarkeit soll im Vordergrund stehen, geringe Hardware- und Nutzungskosten gibt es als Schmankerl noch dazu. “Anmelden und testen”, lautet da das Motto. Wir haben den kostenlosen Testaccount und zwei (kostenpflichtige) VoIP-Telefone bestellt.

Beides, die Telefone und die web-basierte Anlage, waren verhältnismäßig schnell geliefert, freigeschaltet und auch installiert. Lediglich die unterschiedlichen RTP-Ports waren (damals!) nicht sonderlich gut im Onlinehandbuch beschrieben. Testrufnummern gab es kostenlos dazu.

Was soll ich sagen? Die ersten Tests liefen so gut, dass wir uns kurzfristig für einen langfristigen Umstieg auf sipgate entschlossen haben. Lediglich bei der Sprachqualität muss man leichte Abstriche machen. Aus meiner Sicht: Nicht die VoIP-Gesprächsqualität ist schlecht. Die ISDN-Gesprächsqualität ist einfach enorm gut. Punkt. Telefonieren geht einwandfrei!

Sipgate TelefonkonfigurationWir habe sipgate team jetzt seit mehreren Monate parallel zu unserer ISDN-Anlage im Einsatz. Komplett umgestellt haben wir bisher allein deswegen nicht, weil wir der Telekom seit der letzten Vertragsumstellung eine SEHR lange Kündigungsfrist zu verdanken haben: Bis 04.01.2012. Der Komplettumstieg auf sipgate team wird aber kommen. Dafür überwiegen die Vorteile einfach zu sehr:

  • Hardwarekosten: Ab rund 50 € ist ein vollwertiges VoIP-Telefon zu haben. Bei uns ist z. B. das tiptel 83 und das Aastra 6755i im Einsatz. Die “kleinen” Telefone sind bei gleichem Funktionsumfang deutlich günstiger, als die AGFEO-Systemtelefone. Anschaffungskosten für die Telefonanlage fallen nicht an.
  • Laufende Kosten: 0,01 € kostet die Minute innerhalb Deutschlands (es gibt auch eine Flatrate), interne Gespräche und Gespräche innerhalb sipgate (auch zu anderen Kunden) sind kostenfrei. Dazu kommt noch eine Grundgebühr, abhängig von der Anzahl der Nutzer und die “Miete” für den Rufnummernblock. Ein 100er-Block kostet z. B. zusätzlich 14,95 pro Monat. Insgesamt sind die monatlichen Kosten in unserem Fall etwas höher, als für einen Anlagenanschluss der Telekom. Die Internet-Flatrate muss man noch dazu rechnen. Dafür fallen aber Anschaffungs- und Wartungskosten für die TK-Anlage komplett weg.
  • Konfiguration: Eines muss man dem Entwicklerteam von sipgate wohl unterstellen: Sie haben Usability-Experten in ihren Reihen. Ich habe selten ein so intuitiv zu bedienendes Userinterface gesehen. In keinem Fall mit der AGFEO-Anlagensoftware oder Asterisk zu vergleichen. Telefone, Anrufergruppen, Benutzerfax und -Voicemail, Weiterleitungen und Offline-Szenarien (was passiert, wenn der Internetzugang nicht funktioniert?) lassen sich kinderleicht konfigurieren. Lediglich die richtige Portzuordnung pro Telefon (siehe oben) erfordert Netzwerker-Grundkenntnisse.
  • Standort-übergreifend: Lust auf Homeoffice oder Arbeit am Strand? Einfach das VoIP-Telefon anschliessen oder die iPhone-/iPad-App (alles kostenlos) starten und schon ist man “im Büro” erreichbar, auch per Kurzwahl oder zur TelKo. Selbiges habe ich letzte Woche in Holland ausprobiert: Funktioniert tadellos. Insbesondere für Büros mit mehreren Standorten oder die Arbeit aus dem Büro in den eigenen vier Wänden bietet sich dieses Konzept an; übrigens auch via 3G.
  • Bandbreite: Pro aktivem Telefongespräch stellt sipgate rund 80 kb Bandbreitennutzung in den Raum. Unsere (subjektive) Erfahrung: Selbst bei voll ausgelasteter Leitung und mehreren parallelen Telefonaten ist die Gesprächsqualität immer noch ausreichend. In den seltensten Fällen hatten wir hier Probleme. In jedem Fall weniger, als mit unserer AGFEO-Anlage. Wer sich davon selbst überzeugen will: 0241/538071-0
  • Skalierbarkeit: sipgate verspricht, was ich bei unserer Anlage vermisst habe. Wir können horizontal und vertikal wachsen; sipgate wächst mit. Mehr Telefone und Benutzer, mehr Rufnummern, mehr Anrufergruppen, mehr Faxe oder Standorte. Das scheint alles kein Problem zu sein. Hoffen wir, das das so bleibt.
  • Firefox-Integration: Eines meiner persönlichen Highlights. Telefonnummer im Browser anklicken und das Telefon wählt die Nummer. Hörer abnehmen und glücklich sein.

Fazit: Wenn überhaupt, dann gibt es wenig zu bemängeln. Gespräche durchzustellen geht oft nicht ganz so schnell, wie bei unserer ISDN-Anlage. Bis es am anderen Apparat klingelt, dauert es manchmal 1-2 Sekunden. Ein allgemeines Telefonbuch, auf allen Endgeräten verfügbar, wäre schön. Oder die Möglichkeit, Gespräche zu fangen. Vielleicht kommt das noch. Oder wir haben die entsprechende Option noch nicht gefunden. Kann auch sein.

Alles in allem: Wir sind momentan sehr glücklich mit unserem Wechsel auf VoIP und zu sipgate team. Hoffen wir, dass das so bleibt!